事務の職務経歴書テンプレート｜見本・無料ダウンロード可

1. 日付

日付欄には、書類を提出する日を記載します。

職務経歴書の日付は、西暦と和暦（令和）のいずれを書いても問題ありません。ただし、履歴書などほかの応募書類と記載方法を統一してください。

2. 氏名

職務経歴書の氏名欄では、戸籍上の名前をフルネームで記載します。苗字と名前の間にスペースを空け、右寄せで記載する方法が一般的です。

3. 職務要約

職務要約は、これまでの事務経験や担当業務を簡潔にまとめた文章です。採用担当者が最初に読む部分であるため、以下の内容を200文字〜300文字程度でまとめてください。

• 事務職としての経験年数
• 経験した業界・企業規模
• 一般事務・営業事務・総務などの経験
• 電話・メール・来客対応の経験
• データ入力・集計・資料作成の経験
• 受発注・請求書・見積書作成の経験
• スケジュール・会議・備品管理の経験
• 社内外との調整・問い合わせ対応の経験
• 使用したOfficeソフト・業務システム
• Excel関数・ピボットテーブル等のスキル
• 後輩指導・業務マニュアル作成の経験
• 保有資格
• 業務効率化やミス削減などの実績

「どのような事務業務を、どの程度自立して担当してきたのか」が伝わるように記載しましょう。

◯一般事務の職務要約｜記載例

事業会社の管理部門にて約5年間、一般事務として電話・メール対応、データ入力、書類作成、ファイリング、備品管理、会議準備など幅広い業務を担当してきました。ExcelではSUM・IF・VLOOKUP等を用いた集計表の作成や、定例資料の更新も行っています。正確さとスピードを意識し、業務手順の見直しやチェックリスト作成にも取り組んできました。

◯営業事務の職務要約｜記載例

営業事務として約6年間、受注入力、見積書・請求書作成、納期調整、売上データ集計、顧客からの問い合わせ対応などに従事してきました。営業担当約10名をサポートし、複数案件を並行して進める中でも優先順位を整理し、納期遅延や入力漏れの防止を徹底してきました。関係部署との調整や顧客対応にも日常的に携わっています。

◯総務・庶務の職務要約｜記載例

総務部門にて約4年間、備品・設備管理、契約書・社内文書の管理、郵便物対応、社内行事の運営補助、入退社手続きの補助などを担当してきました。複数部署からの問い合わせに対応しながら、必要な情報を整理して迅速に対応することを意識しています。定型業務のマニュアル化や申請書式の統一にも取り組み、業務効率化に貢献してきました。

◯事務リーダー・管理職候補の職務要約｜記載例

事務職として約10年間の経験があり、直近3年間はチームリーダーとして、業務分担、進捗管理、メンバーからの問い合わせ対応、マニュアル整備、新人教育を担当してきました。月次業務の進行状況を可視化し、担当者ごとの負荷を見ながら業務を調整することで、締切遅延の防止と属人化の解消に取り組んできました。

4. 職務経歴

職務経歴欄には、これまで勤務した会社ごとに、在籍期間や担当業務を記載します。
具体的には、以下の項目を記載してください。

• 在籍期間
• 会社名
• 事業内容
• 資本金
• 売上高
• 従業員数
• 雇用形態
• 所属部署・役職
• 担当業務
• 担当人数・担当範囲
• 処理件数や業務量
• 使用したシステム・ツール
• 社内外との調整・問い合わせ対応
• 業務改善・効率化の実績
• 後輩指導・マニュアル作成の経験

事務の職務経歴書では、「事務を担当」とだけ書くのではなく、「どの業務を、どの規模で、どこまで自分で担当していたか」を具体的に記載することが重要です。
たとえば「営業事務を担当」ではなく、「営業担当10名を支援し、月間約300件の受注入力、見積書・請求書作成、納期調整、売上集計を担当」と記載すると、実務レベルが伝わりやすくなります。

5. 活かせる経験・スキル

活かせる経験・スキルの欄には、応募先の業務で活用できる経験や能力を記載します。
事務の場合、以下のような経験・スキルをアピールできます。

• 電話・メール・来客対応
• データ入力・チェック
• 書類作成・ファイリング
• 見積書・請求書・納品書の作成
• 受発注・在庫・納期管理
• 売上・実績データの集計
• 会議資料・報告資料の作成
• スケジュール・会議室・備品管理
• 郵便物・契約書・社内文書の管理
• 顧客・取引先からの問い合わせ対応
• 営業担当・他部署との調整
• Excel関数・ピボットテーブルを用いた集計
• 業務システム・CRM・販売管理システムの操作
• マニュアル・チェックリスト作成
• 業務フロー改善・効率化
• 新人教育・後輩指導
• 複数業務の進行管理

応募先の求人を確認し、企業が求めている事務経験、PCスキル、調整力、業界経験などを優先的に記載してください。

6. PCスキル

PCスキル欄には、事務業務で使用したソフトやツールと、具体的にどのような業務で使用したのかを記載します。

• Microsoft Word：社内文書、案内文、議事録、業務マニュアル等の作成
• Microsoft Excel：売上・受発注・顧客データ等の集計。SUM・IF・SUMIF・VLOOKUP・ピボットテーブル等を使用
• Microsoft PowerPoint：会議資料、営業資料、社内説明資料の作成
• Google Workspace：ドキュメント、スプレッドシート、フォーム等を用いた情報共有・集計
• Microsoft Teams・Slack：社内連絡、ファイル共有、オンライン会議
• 販売管理・受発注システム：受注入力、売上・請求情報、在庫・納期等の入力・確認
• CRM・顧客管理システム：顧客情報、対応履歴、案件情報等の登録・確認

単にソフト名だけを記載するのではなく、「何に使用できるのか」まで記載すると、採用担当者が実務レベルを判断しやすくなります。

7. 資格

免許・資格欄には、事務業務に関連する資格を、取得した年月が古いものから順番に記載します。資格名は省略せず、原則として正式名称で記載してください。
記載例は以下のとおりです。

• 普通自動車第一種運転免許　取得
• Microsoft Office Specialist Word　取得
• Microsoft Office Specialist Excel　取得
• Microsoft Office Specialist Excel Expert　取得
• 日商PC検定試験　合格
• 秘書技能検定　合格
• 日本商工会議所簿記検定試験　合格

資格によって「取得」「合格」などの表記が異なるため、資格証明書などを確認したうえで正確に記載してください。

8. 自己PR

自己PRでは、自分の強みと、その強みを応募先でどのように活かせるかを記載します。
以下の順番で自己PRを記載すると、説得力のある自己PRを作りやすいです。

1. 自分の強み
2. 強みを示す具体的な経験
3. 経験から得られた成果
4. 応募先でどのように活かすか

◯正確性をアピールする自己PR｜記載例

私の強みは、細かい確認を徹底しながら正確に業務を進められる点です。データ入力や請求書作成では、入力後に原本やシステム上の情報と照合し、金額・日付・取引先名などに誤りがないか確認してきました。また、処理件数が多い時期でも確認手順を省略せず、チェックリストを活用してミスを防いできました。今後も正確性と確認力を活かし、安心して業務を任せてもらえる事務担当として貢献します。

◯調整力をアピールする自己PR｜記載例

私の強みは、複数の関係者と連携しながら業務を進められる点です。営業事務では、営業担当、倉庫、顧客の間に入り、納期や在庫、変更内容を確認しながら調整してきました。情報に変更があった場合は早めに共有し、認識のずれが生じないよう要点を整理して伝えることを意識してきました。今後も周囲と円滑に連携し、業務がスムーズに進むよう支えていきます。

◯業務改善力をアピールする自己PR｜記載例

私の強みは、日常業務の中から改善点を見つけ、効率化につなげられることです。定例集計では、複数ファイルから手作業で転記していたデータをExcel関数やテンプレートで整理し、作業時間を短縮しました。また、処理手順をマニュアル化し、担当者によるやり方の差を減らすことで、引き継ぎもしやすくしました。入社後も正確性を保ちながら、業務効率の向上に取り組みます。

◯サポート力をアピールする自己PR｜記載例

私の強みは、周囲の状況を把握し、必要なサポートを先回りして行える点です。営業担当の予定や案件進捗を確認し、必要な資料や見積書を事前に準備するほか、問い合わせが集中している際には優先順位を整理して対応してきました。相手が本来の業務に集中できる環境をつくることを意識しています。これまでの経験を活かし、組織全体が円滑に業務を進められるよう貢献します。